В свете вышесказанного, необходимо отметить, что правильное хранение контактной информации – очень важный участок работы с базами данных. Независимо от того, что вы храните: адреса клиентов или потенциальных клиентов, эта информация является действительно ценной для ваших конкурентов. Поэтому принимайте меры к сохранности баз данных. Наилучший способ обезопасить себя от недобросовестности сотрудников – создание CRM-системы с разграничением прав доступа к той или иной информации. Информация сливается на отдельный сервер, не имеющий связи с внешним миром. Компьютеры, работающие в этой отдельной сети не должны иметь средств для копирования информации, в т.ч. и USB-портов. Таким образом, сотрудники, которые будут непосредственно работать с базами данных, будут лишены возможности делать копии с них. А все остальные смогут пользоваться CRM-системой в режиме просмотра, без возможности внесения изменения, импорта и распечатки данных. Если по тем или иным причинам ваша компания не может таким образом хранить данные, используйте более простые способы: ограничивайте количество посвященных сотрудников, устанавливайте электронный контроль за выгрузками из CRM-системы, храните выгруженные данные на флеш-картах. Чтобы избежать утечку баз данных через экспедиторов, которые по этим базам данных делают рассылку, необходимо предпринимать следующие меры осторожности:
- не передавайте базы экспедиторам в электронном виде. Даже если у вас не вызывает сомнений сама компания и ее руководство, необходимо помнить о том, что рядовые сотрудники экспедиционного предприятия не всегда могут быть лояльны компании, в которой они работают.
- распечатка ярлыков по вашей базе данных для наклейки их на конверты с вашими рекламными материалами должна происходить в присутствии вашего сотрудника, которому вы доверяете.
- распечатка ярлыков должна совершаться с вашего ноутбука на принтер, отключенный от любых сетей. Таким образом, все создающиеся временные файлы должны остаться на вашем носителе.
Вообще говоря, экспедиционные предприятия должны самостоятельно заботиться о сохранности ваших баз данных. Но, к сожалению, не все подрядчики имеют возможность, да и желание к этому.
- не передавайте базы экспедиторам в электронном виде. Даже если у вас не вызывает сомнений сама компания и ее руководство, необходимо помнить о том, что рядовые сотрудники экспедиционного предприятия не всегда могут быть лояльны компании, в которой они работают.
- распечатка ярлыков по вашей базе данных для наклейки их на конверты с вашими рекламными материалами должна происходить в присутствии вашего сотрудника, которому вы доверяете.
- распечатка ярлыков должна совершаться с вашего ноутбука на принтер, отключенный от любых сетей. Таким образом, все создающиеся временные файлы должны остаться на вашем носителе.
Вообще говоря, экспедиционные предприятия должны самостоятельно заботиться о сохранности ваших баз данных. Но, к сожалению, не все подрядчики имеют возможность, да и желание к этому.
