Представьте себе, что вам передали сообщение о том, что вам звонил некий Сергей из некоего ООО «Радуга», не дав при этом телефона, по которому следует перезвонить. Вам придется потратить какое-то количество драгоценного рабочего времени, чтобы по справочникам найти этот телефон, а возможно, вы и вовсе его не найдете.
Если звонок небрежно обработан, в нем не достает важных сведений, он оказывается бессмысленным. В таких случаях время и деньги компании тратятся впустую.
Записывайте сообщение о звонке в форму типа:
Дата____________ Время______________
Для кого_____________________________
От кого______________________________
Из компании _________________________
Тел./факс____________________________
Моб. тел._____________________________
Сообщение___________________________
Конечно, далеко не каждый звонящий будет сам представляться по всем пунктам. Если человек, оставив сообщение, не назвал имени или номера телефона, обязательно спросите его об этом:
«И Ваше имя-отчество, пожалуйста…?»
«Да, Иван Иванович. И Ваш номер телефона…?»
«И название Вашей фирмы, пожалуйста…?»
Просто следите за тем, чтобы форма была полностью заполнена. Это очень легко и эффективно. Вся необходимая информация всегда будет у вас под рукой.
Кажущиеся мелочи могут стать крупными ошибками.
Следует уделять внимание дате и времени звонка, ведь без их указания сообщения потеряют всякий смысл. Простановка даты и времени имеет большое значение, помогая избежать ошибок и экономя столь дорогое время. Очень может быть, что неточности в этом пункте могут повлечь за собой потерю клиента!
Еще одна деталь, помогающая сэкономить время, это информация о номере мобильного телефона. Не забудьте выяснить и ее. Ведь может статься, что менеджер, получивший сообщение от клиента, долгое время не сможет застать его по стационарному телефону. Наличие мобильного номера клиента поможет оперативно связаться с ним и, таким образом, оперативно принять от него заказ.
Иногда и «мелочи» имеют большое значение. Не пренебрегайте ими, относитесь к ним с должным вниманием! В каждом бизнесе есть свои нюансы. Невнимание к ним способно очень запутать и осложнить работу компании. Намного легче уточнять все детали сразу же, чем потом тратить время на их выяснение.
ВЫВОДЫ:
- В каждом сообщении, принятом по телефону, обязательно должны быть проставлены:
- дата и время звонка;
- имя и отчество звонившего;
- телефонный номер звонившего.
2. Относитесь внимательно к деталям. В серьезном деле мелочей не бывает.
